Dijital Dünyanın Sessiz Kahramanı Maillerin Önemi

İnternetle tanışıklığımızdan bu yana her daim vazgeçilmez iletişim aracımız olan; dijital dünyanın sessiz kahramanı maillerin (e-posta) önemini pek kavrayamazsak da aslında bireysel ve kurumsal yaşantımızın önemli bir parçası ve vazgeçilmezi…

Bir anlamda bugünün, yarının ve geçmişimizin hafızası olan maillerin arşivlenmesi; maillerin içeriği kadar da büyük önem arz ediyor.

İçerikerine baktığımız zaman özellikle iş dünyası için şiparişler, satın almalar, indirimler, teklifler, sözleşmeler ve iş süreçlerine ait çok sayıda bilgi ve dokümanı barındırıyorlar. Maillerin kazara ya da bilinçli olarak silinmesi ve e-posta hesabının kullanılmaz duruma gelmesi kabustan da öte bir durum…

Günlük bireysel yaşantımızda ve iş süreçlerinde sorunlarla karşılaşmamak için alınabilecek önlemleri uzmanlar çeşitli kalemlerde sıralıyorlar. Pek çok kurum maillerinin güvenli bir biçimde depolanarak dijital kayıt ve belgeler olarak saklanması için mail arşivleme çözümlerinden yararlanıyor.

Mail arşivleme: Alan adınız altında bulunan tüm mail hesaplarınızdaki mailler ve eklerinin sistematik bir biçimde yedeklenmesi, indekslenmesi ve erişilebilir olması durumu.

Mail arşivleme hizmetiyle, kurumsal mailleriniz, yani alan adınıza ait e-posta hesaplarınıza gelen ve giden tüm e-postalar otomatik olarak mesajın içeriği ve ekleriyle birlikte arşive çekiliyor. Arşivleme ile beraber mesaj içeriğinin değiştirilmesi imkansız hale getirilerek, mesaj orjinal haliyle saklanmış oluyor.

Mail arşivleme hizmeti ile önemli bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşmak mümkün oluyor. Mail arşivleme çözümü, mail arşivi barındırma hizmeti veren bazı firmalar tarafından sağlanıyor.

Arşivleme Neden Önemli?

E-posta arşivleme, alan adınızın altındaki tüm gelen ve giden iletileri anlık olarak yedeklemeye yarayan bir hizmet. Bu hizmet sayesinde firmalar şirket hesaplarına gelen ve giden mailleri otomatik olarak yedekleyebiliyor. Yedekleme genelde, bu hizmeti sunan firmanın kendi sunucularına yapılıyor. Bu sayede bilgisayarınız ya da sunucunuz çöktüğünde maillerin silinme, kaybolma riski minimize ediliyor. Kişilerin  yedeklenen mailleri her zaman ulaşılabilir halde olurken, dilendiği zaman arşivden geri alınabiliyor.

E-posta trafiği ile birlikte firmalar için mail saklamanın önemi oldukça arttı. Gün içinde kullanıcıların mail kutularına düşen yüzlerce önemli mail, bir de spam amaçlı gönderilen mailler ile birleşince firmalar için bunları güvenle saklamanın maliyeti de artıyor. 

Önemli bir iletinin yanlışlıkla ya da bilerek silinmesi, maillerin saklandığı bilgisayarlara çeşitli sebeplerden ötürü ulaşılamaması, ya da şirket personelinin işten ayrılırken posta hesabını da beraber götürmesi firmalara ek bazı maliyetler doğuruyor.

E-postaları ve bağlı dosya eklerini yönetmek gittikçe karmaşıklaştığından birçok barındırma firması e-posta arşivleme hizmeti adında bir hizmet sunuyor. Maillerini güven içinde muhafaza etmek isteyen kişisel e-posta kullanıcıları ve şirketler, bu hizmetten faydalanarak, e-postalarının kaybedilmesi sonucu karşılaşılacak problemleri yok etmek ve maillerini güven içinde uzun yıllar saklamak istiyor.

Elektronik ortamda teklif, satış ve faturalandırma yapan kuruluşlar ve çoğu kamu kuruluşu için yasal zorunluluk haline de gelen e-posta arşivleme, geçmiş e-postalarınızı güvenli olarak saklamanın dışında, ‘e-posta yedeklemesi’nden farkı olarak, akıllı yazılım çözümleriyle verimli ve kolay şekilde tarama yapıp istediğiniz raporlamayı hızla elde etmenizi de sağlıyor. 

Maliyetten güvenliğe pek çok açıdan avantajlar sağlayan özellikle ‘bulutta e-mail arşivleme’ sistemleri; yasalara uyum, güvenlik, hız ve verimlilik, istatistik, kurumsal hafıza ve maliyetlerde ciddi tasarruf olanakları sunuyor.

Toplu e-Posta Servis Sağlayıcısından Beklentiler

Toplu e-posta gönderimi, her ölçekteki ürün ve hizmet üreticileri için önemli bir pazarlama aracı. Bu noktada toplu e-posta servis sağlayıcınızı seçerken hangi özellikleri aramalısınız? Sorusu gündeme geliyor. Ve bu özellikler; Anlaşılır Türkçe arayüz, Ekstra yazılım gerektirmeme, Zengin formatlama seçenekleri, İstatistik oluşturma ve Sağlam referanslar olarak sıralanıyor.