e-Mail Kültürümüz Ne Kadar Gelişkin?

Bilgisayar ve akıllı telefonların günlük hayatta yoğun olarak kullanılması, internet sisteminin insan ilişkilerinin merkezine oturması, ilişkilere çok yönlü bir boyut kazandırdı. Hepimizin bir e-mail (elektronik posta) adresi var. Kurumlar ve şirketler işlerini e-mailler üzerinden yürütüyor.

e-Mail kullanmada asıl sorun; gelen e-maillere zamanında cevap veriyor muyuz? Ya da verebiliyor muyuz? e-Mail cevaplama alışkanlığında Türk insanı olarak dünya ortalamasının çok çok gerilerindeyiz… Oysa sizin için önemsiz gibi görünen mail, karşınızdaki kişi için çok çok önemli olabilir…

Özellikle çalışanların e-mail kutularına yarım saatte bir bakmayı alışkanlık haline getirmeleri öneriliyor. Kritik bir noktada çalışıyorsanız da “15 dakikada bir bakmakta fayda var” deniliyor.

Gelen postaları uyarı şeklinde veren bir program kullanılması ya da posta kutunuzun açık kalması en iyisi. Şirkette olduğunuz saatlerde, şirket adresiniz özellikle hiç kapanmasın. Çok önemli birşeyi kaçırabilirsiniz veya bir şeyi ilk yapan siz olabilirsiniz. Özellikle girişimciler ve önemli görevlerde bulunan kişiler buna dikkat etmeli.

Web siteleri üzerinden de hizmet sağlayan şirketlerin ve kurumların belirtmiş oldukları “info” nitelemeli mail adresleri neredeyse hiçbir işe yaramıyor. Çünkü info’lar günlerce, haftalarca hatta aylarca kontrol edilmiyor. Oysa info’nun oraya yazılmasındaki asıl hedef hızlı iletişim sağlanması. Müşterilerin, tüketicilerin ve hizmet alanların kuruluşlara hemen ulaşması…

e-Mail yazma, bakma ve cevaplama bir kültür ve görgü asılnda… Günümüzün önemli bir kısmını mail okumak ve cevaplamakla geçiriyoruz. İş yoğunluğunun içerisinde bir maile cevap yazarken bazı detayları atlayabiliyoruz. Mail gönderirken aynı zamanda karşı tarafın hakkımızda bilgi edinmesini ve bizimle ilgili bir fikir oluşturmasını da sağlamış oluyoruz. Oluşan düşüncelere kurduğumuz cümleler ya da yazdığımız kelimeler sebep oluyor. Özellikle firmaların ve kuruluşların bir mail kültürü oluşturmaları gerekiyor.

Biraz internet tecrübesi olan herkes, e-mail gönderip alabilir. e-Mailin en büyük avantajı hızlı olması. Özellikler sadece hızla sınırlı değil. Maliyet konusu da oldukça önemli. Ücret, internet bağlantısı için ödenen ücretin içerisinde. Yani e-mail gönderip almanın getirdiği başka bir maliyet söz konusu değil.

e-Mailin dezavantajları da var elbette. Bunların başında da gizlilik geliyor. e-Maillerin gizlilik sorununu ortadan kaldırabilmek için alıcının okuyabileceği özel bir kodla şifrelenen özel programlar kullanılabiliyor.

İş hayatında ve özel hayatta çok uzun yıllardır kullanılıyor olduğu halde, hala bir türlü e-mailin adabını öğrenememiş insanlarla karşı karşıya kalmamız bazen sinir bozucu oluyor. Çok basit kurallara uyarak hem işleri, hem de ilişkileri daha iyi yürütülebilmek mümkün aslında…

Bazı kurum ve üniversiteler verdikleri e-mail hizmetlerinin doğru işleyişi için özellikle gençlere e-mail kullanım kurallarını açıklıyor. Tehdit edici, ahlak dışı, ırkçı, ayrımcı ve yasalara aykırı mesajlar gönderilmemesi ön koşul olarak belirleniyor.

Mektuptan e-maile…

Küreselleşen dünyada elektronik iletişim araçlarının hızla gelişmesi ve yaygınlaşması uzakları yakın kılıyor ve  insanların anında iletişim kurmalarını sağlıyor.

1800’lü ve 1900’lü yıllarda mektubun yolculuğu, günlerce hatta haftalarca sürerken; telgraf teknolojisinin kullanılmaya başlanması, ardından da elektronik iletişim anlık haberleşmeyi doğurdu. Dünyada artık bir saniyede binlerce e-posta gönderiliyor.

e-Maillerin elektronik ortamda gönderilen birer mektup olduğu bilincinde olursak; mektup yazımında uyulan kurallara e-mail yazarken de uymamız en doğrusu olur…